Để một quán cà phê có thể đi vào vận hành hiệu quả, đem lại nguồn doanh số cao và thời gian kinh doanh ổn định cần có các bước set-up theo đúng quy trình. Vậy quy trình đó là gì? Cần bao nhiêu bước? 

Xác định vốn và mục tiêu kinh doanh

Xác định số vốn bạn có cho việc mở quán cafe là bao nhiêu? Trong đó cần xác định rõ vốn cố định và vốn lưu động, vì điều này ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình khởi đầu và phát triển của quán.

Xác định chi phí cố định và chi phí duy trì hoạt động theo lượng vốn:

• Chi phí cố định: tiền đặt cọc và thuê mặt bằng đợt 1, tiền thi công, trang trí quán, tiền dụng cụ, bàn ghế…
• Chi phí duy trì: tiền thuê nhân công, tiền nguyên liệu, tiền điện nước, tiền pháp lý, tiền chi cho quảng cáo, khuyến mại…

Xác định mục tiêu kinh doanh: Không có mục tiêu kinh doanh thì quá trình hoạt động sẽ dễ bị “lạc”, cũng như quán có thể rơi vào tình trạng lỗ.

Bạn cần đặt ra cho mình những mục tiêu như trong 3 tháng đầu cần đạt được điều gì. Ví dụ như doanh số đạt 200 triệu/tháng, mục tiêu 1 năm – 2 năm… Tuy nhiên cần phải đặt ra những mục tiêu hợp lý, phù hợp với tiềm lực và thị trường, không phải là những mục tiêu viển vông.

Xác định loại hình quán cà phê phù hợp với khách hàng mục tiêu

Để xác định được loại hình quán cà phê và phong cách setup quán cà phê phù hợp, trước tiên cần xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu quán hướng đến vì khách hàng là người trả tiền, giúp nuôi sống doanh nghiệp, tạo được nguồn doanh thu ổn định.

• Quán cà phê theo phong cách hiện đại cao cấp hướng đến những đối tượng ở tầng lớp thượng lưu, khách hàng sang trọng, đẳng cấp…
• Quán cà phê theo phong cách industrial thích hợp với những ai yêu thích phong cách mạnh mẽ, trần trụi nhưng có tâm hồn nghệ thuật để thấu cảm được không gian có chiều rộng đa chiều, những nét mộc mạc gần gũi nhưng tinh tế trong không gian quán cà phê.
• Quán cà phê sách thường tập trung vào những người thích đọc sách ưa chuộng không gian quán cà phê yên tĩnh.
• Ở quán cà phê thú cưng thường hướng đến những người yêu thích động vật…

Tìm chọn mặt bằng theo ngân sách đầu tư dự kiến

Lựa chọn mặt bằng kinh doanh quán cũng sẽ quyết định đến lượng khách sẽ tìm đến quán cà phê của bạn.

Nên chọn những khu vực có vị trí giao thông thuận tiện, có nhiều khách hàng mục tiêu, hay là nơi hiện đang có ít mô hình quán cà phê với ý tưởng giống với phong cách của bạn để giảm bớt tính cạnh tranh, tạo sự thu hút và ấn tượng mới với khách hàng.

Hoàn thiện các thủ tục pháp lý

Sau khi thuê xong mặt bằng cần hoàn thiện các thủ tục pháp lý để tiến hành thuê quán và sửa sang lại, tạo thành một không gian quán cà phê hoàn chỉnh theo mong muốn.

Các thủ tục, giấy tờ phải hoàn thành có thể kể đến là:

Giấy phép đăng ký kinh doanh, Đăng ký Mã số thuế và đóng thuế, Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm…

Tiến hành xây dựng, trang trí quán:

Thuê đơn vị chuyên setup quán cafe: Đây là cách làm được rất nhiều chủ cửa hàng cafe lựa chọn. Tuy thêm chi phí thuê đơn vị chuyên nghiệp setup nhưng hiệu quả lại cao hơn nhiều, có thể sử dụng ổn định không gian đó trong khoảng thời gian dài. Biết bố trí phù hợp khi vận hành như: hiểu được công năng của từng loại bàn ghế ra sao, cơ sở vật chất lắp đặt thế nào thì hợp lý và tiết kiệm …

Trang trí quầy bar, không gian quán:

Từ ý tưởng ban đầu, bạn đã có được chủ đề, phong cách và hình ảnh quán mà mong muốn. Nếu chưa có ý tưởng gì trong thiết kế thì bạn có thể thuê những đơn vị thi công bên ngoài, có nhiều mức giá tùy theo từng mô hình để bạn có thể tham khảo.

Tuy nhiên, dù tự thiết kế hay thuê ngoài thì bạn cũng chú ý tuân thủ các nguyên tắc:

• Màu sắc toàn bộ không gian đi đúng phong cách chủ đạo.
• Nội thất phù hợp với concept quán.
• Lối đi chính thoáng rộng, tránh những vật dụng gây đổ vỡ.
• Phong thủy của những vật dụng trang trí, hướng cửa, v.v…

Tìm chọn nhà cung cấp phù hợp

Việc nhập hàng trực tiếp từ nhà sản xuất/ đại lý phân phối là một sự lựa chọn an toàn cho những chủ cửa hàng.

– Nguyên liệu pha chế: cà phê, siro & sốt dùng trong pha chế, sữa tươi nguyên kem, bột sữa, bột cacao, các loại topping, nước ép trái cây đóng hộp,…

– Dụng cụ pha chế: máy xay cà phê, máy pha cà phê, bình lắc cocktail, bình xịt kem, ly đong nhựa, ly pha chế…

Xây dựng menu

Lên danh sách các món và có tạo quy trình pha chế theo đúng định lượng

Menu chính là “linh hồn” của một quán cà phê do đó việc thiết kế menu đồ uống cũng không được tiến hành cẩu thả, “na ná” với những menu đồ uống thông thường của các quán khác mà cần có sự phá cách đặc biệt để đem đến ấn tượng khác lạ đối với khách hàng.

Xây dựng đội ngũ nhân viên

Một quán cà phê có đồ uống ngon và menu độc đáo với một không gian rất thư giãn sẽ gặp điểm trừ ngay lập tức nếu nhân viên phục vụ tỏ thái độ không tốt với khách hàng.

Việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên phục vụ sẽ góp phần làm cho quán cà phê trở nên lớn mạnh hơn, yếu tố con người trong chu trình phục vụ khách luôn cần được chú trọng.

Sau khi tuyển dụng được đội ngũ nhân viên có trình độ và tay nghề ổn định, cần liên tục tổ chức các buổi huấn luyện đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ, quy trình phục vụ khách và những thái độ ân cần, lịch thiệp, mến khách để giữ chân khách hàng đến quán cà phê ngày một đông.

Lên kế hoạch quản lý vận hành

Setup phần mềm quản lý của quán cà phê bao gồm quản lý về các chi phí nguồn vốn và nguồn doanh thu, quản lý nhân viên, quản lý các trang thiết bị nguyên vật liệu, các chi phí cố định và chi phí phát sinh trong quán,…

Hệ thống quản lý cũng cần được thiết lập để đảm bảo quản lý chặt chẽ, giám sát các hoạt động của nhân viên trong quá trình làm việc, đồng thời thường xuyên khích lệ động viên để nhân viên đam mê hơn với công việc, cống hiến hết mình cho quán cà phê ngày một phát triển.

Lên kế hoạch truyền thông, marketing

Đối với những quán cà phê mới khai trương thì việc quảng cáo marketing cho quán cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng để có chỗ đứng trên thị trường và khẳng định thương hiệu quán cà phê mới nổi nhưng có chất lượng phục vụ tốt, phong cách thiết kế ấn tượng giúp nhiều khách hàng để ý hơn đến quán.

Có rất nhiều cách thức để tiến hành marketing cho quán cà phê như truyền thông trên các kênh mạng xã hội, phát tờ rơi quảng cáo, gửi dịch vụ tin nhắn tự động gửi đến khách hàng trong các trung tâm thương mại về ưu đãi khai trương của quán…